Urząd skarbowy może poprosić przedsiębiorcę o wyjaśnienia, dokumenty albo korektę rozliczenia w ramach czynności sprawdzających. Służą one między innymi do weryfikowania terminowości deklaracji i wpłat, poprawności dokumentów oraz zgodności danych wykazanych w rozliczeniach ze stanem faktycznym.
Krajowa Administracja Skarbowa coraz częściej korzysta z tej formy weryfikacji. W 2025 roku liczba czynności sprawdzających wzrosła o ponad 228 tys. w stosunku do poprzedniego roku, podczas gdy liczba kontroli podatkowych spadła o 11,3%. Urząd może więc zacząć od wyjaśnienia konkretnej kwestii bez wszczynania pełnej kontroli.
Zakres wezwania powinien od razu trafić do osoby prowadzącej księgowość firmy. Księgowa może sprawdzić, którego okresu i podatku dotyczy sprawa, porównać wezwanie z deklaracjami oraz ustalić, jakie dokumenty będą potrzebne do przygotowania odpowiedzi.
Najważniejszy jest cały dokument otrzymany z urzędu wraz z informacją o terminie jego doręczenia. Księgowej najlepiej przekazać całe wezwanie, a nie tylko jego fragment. Do oceny sprawy potrzebne są również informacje o okresie rozliczeniowym, podstawie wezwania, sygnaturze i terminie odpowiedzi.
Biuro rachunkowe powinno otrzymać również dokumenty, których urząd może nie mieć w danych przesyłanych elektronicznie. Zależnie od sprawy mogą to być umowy, potwierdzenia przelewów, dokumenty dotyczące zakupu środka trwałego, rozliczenie delegacji albo korespondencja z kontrahentem.
Księgowa zaczyna od porównania pytania urzędu z dokumentacją źródłową oraz zapisami w ewidencjach. Jeśli wezwanie dotyczy VAT, może być konieczne sprawdzenie konkretnej faktury, momentu odliczenia podatku, danych kontrahenta czy ujęcia transakcji w JPK. Przy podatku dochodowym urząd może interesować się sposobem rozliczenia kosztu, przychodu albo środka trwałego.
Analogicznie wygląda również obsługa takich spraw w iKsięgowa, które działa jako biuro rachunkowe online. Przygotowanie odpowiedzi zaczyna się od sprawdzenia dokumentów i zapisów księgowych dotyczących okresu wskazanego przez urząd, a następnie ustalenia, czy potrzebne są dodatkowe informacje od przedsiębiorcy. Zdalny model pracy ułatwia szybki dostęp do dokumentacji, ale zakres odpowiedzi nadal zależy od tego, czego dokładnie dotyczy wezwanie.
Istotne jest również ustalenie, czy rozliczenie było prawidłowe. Jeżeli księgowa znajdzie błąd, trzeba sprawdzić sposób jego poprawienia i ewentualną konieczność złożenia korekty. Jeżeli zapis w księgach jest prawidłowy, przygotowuje się dokumenty i argumenty wyjaśniające sposób rozliczenia.
Urząd może w ramach czynności sprawdzających zażądać także odpowiedniej struktury JPK. W wezwaniu określa termin przekazania danych, który zgodnie z zasadami dotyczącymi JPK na żądanie nie może być krótszy niż trzy dni. Gdy przygotowanie dużej ilości danych w wyznaczonym terminie jest niemożliwe z uzasadnionych powodów, podatnik może wystąpić o jego przedłużenie.
Biuro rachunkowe zna dokumentację księgową, ale część informacji dotyczących transakcji posiada wyłącznie właściciel firmy. dokumentów księgowych nie zawsze da się odtworzyć cały przebieg transakcji. Księgowa może więc potrzebować od przedsiębiorcy dodatkowych informacji, na przykład o celu wydatku, zakresie wykonanej usługi albo sposobie wykorzystania zakupionego sprzętu.
Urząd może zapytać między innymi o cel konkretnego wydatku, sposób wykorzystania zakupionego sprzętu, zakres usługi wykonanej przez kontrahenta albo przebieg nietypowej transakcji. W takim przypadku księgowa może przygotować podatkową część odpowiedzi, a przedsiębiorca powinien dostarczyć informacje dotyczące samego zdarzenia gospodarczego.
Dobrym rozwiązaniem jest uzgodnienie jednej, kompletnej odpowiedzi przed wysłaniem jej do urzędu. Dokumenty księgowe, treść umowy i wyjaśnienia przedsiębiorcy powinny opisywać tę samą transakcję w spójny sposób.
Zakres działania księgowej zależy również od udzielonych jej pełnomocnictw. UPL-1 pozwala pełnomocnikowi podpisywać deklaracje podatkowe składane elektronicznie. Od czerwca 2026 roku obejmuje również podpisywanie plików JPK dotyczących podatków dochodowych.
Do szerszej reprezentacji podatnika służą inne pełnomocnictwa. PPO-1 pozwala wskazanej osobie działać we wszystkich sprawach podatkowych należących do właściwości organów podatkowych, w tym składać pisma, wnioski i podania. Możliwe jest też ustanowienie pełnomocnika do konkretnej sprawy.
Samo UPL-1 nie daje więc księgowej automatycznie prawa do prowadzenia całej korespondencji z urzędem. Po otrzymaniu wezwania warto sprawdzić, jakie pełnomocnictwa zostały wcześniej udzielone i czy obejmują daną czynność.
Zdalny model obsługi księgowej nie zmienia zasad odpowiedzi na wezwanie. Zmienia natomiast sposób przekazywania dokumentów i kontaktu z księgową. Dobrze zorganizowane biuro księgowe online posiada dokumentację klienta w systemie i może wrócić do faktur oraz rozliczeń z okresu wskazanego przez urząd bez przekazywania papierowych segregatorów.
Tak działa między innymi iKsięgowa, biuro rachunkowe świadczące obsługę online na terenie całej Polski. Klienci przekazują dokumenty elektronicznie przez panel, a deklaracje podatkowe mogą być wysyłane w ich imieniu po udzieleniu odpowiedniego upoważnienia. Przy wezwaniu z urzędu taki sposób pracy pozwala księgowej szybko zestawić treść pisma z dokumentami znajdującymi się już w księgowości.
Nadal potrzebny jest jednak kontakt z przedsiębiorcą, gdy urząd pyta o informacje wykraczające poza dokumenty księgowe. Biuro rachunkowe online może przygotować dane i część podatkową wyjaśnienia, natomiast właściciel firmy pozostaje źródłem informacji o przebiegu transakcji, ustaleniach z kontrahentem czy sposobie wykorzystania zakupionego majątku.
Jeżeli w toku czynności sprawdzających okaże się, że deklaracja zawiera błąd, urząd może zwrócić się o jej skorygowanie i złożenie wyjaśnień. W takiej sytuacji biuro rachunkowe powinno ustalić przyczynę błędu, przygotować prawidłowe rozliczenie oraz sprawdzić, czy korekta wpływa również na inne okresy.
Czasem jedno nieprawidłowe księgowanie powtarzało się przez kilka miesięcy. Wtedy poprawienie deklaracji wskazanej w wezwaniu nie zamyka jeszcze sprawy. Księgowa powinna sprawdzić, czy taki sam sposób rozliczenia zastosowano również wcześniej lub później.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy dokumentacja potwierdza prawidłowość pierwotnego rozliczenia. Wtedy odpowiedź powinna jasno wskazywać sposób ujęcia transakcji i zawierać dokumenty, których urząd potrzebuje do zakończenia weryfikacji.
Po otrzymaniu wezwania najważniejsze są jego zakres i termin odpowiedzi. Księgowa powinna otrzymać dokument możliwie szybko, aby mieć czas na sprawdzenie ewidencji i zebranie potrzebnych materiałów. Przedsiębiorca ze swojej strony powinien uzupełnić informacje, których nie da się odczytać z faktur i zapisów księgowych.
Dobra obsługa takiej sprawy polega na ustaleniu, skąd wzięła się wątpliwość urzędu i jakie dokumenty ją wyjaśniają. Czasem wystarczy przesłać kilka faktur lub wyjaśnić konkretny zapis. Przy większej rozbieżności potrzebna będzie korekta, dodatkowe dane albo szersza analiza wcześniejszych rozliczeń. W każdym z tych przypadków biuro rachunkowe ma dostęp do informacji, od których warto zacząć przygotowanie odpowiedzi.
